Steckbrief
- Betrieb
- Orthopädie & Unfallchirurgie Dr. Ghasemi und Kollegen, Düsseldorf, drei Praxisstandorte
- Volumen
- 10.000 Gesprächsminuten durch die KI abgewickelt (Zeitraum nicht genannt)
- Schwerpunkt
- Entlastung der MFAs und Verteilung der Patienten zwischen den Standorten
Ausgangssituation
- Jeder Anruf unterbrach die medizinischen Fachangestellten – beim Vorbereiten von Injektionen, bei wartenden Patienten oder bei der Organisation.
- Zwischen 10 und 12 Uhr war die Leitung oft besetzt. Wer nicht online bucht, häufig ältere Patienten, kam nicht durch und legte auf; Termine gingen so verloren.
- Die drei Standorte waren sehr unterschiedlich ausgelastet: An einem staute es sich, an einem anderen blieben Termine frei.
Die Lösung
- Die Praxis verglich deutsche und internationale Anbieter und erwog sogar eine Eigenentwicklung. Den Ausschlag für Placetel gaben laut Praxis Preis-Leistung im DACH-Raum, erreichbarer Support und eine natürlich klingende Gesprächsführung.
- Die Einführung bestand aus Agent anlegen, Prompt formulieren, testen und nachbessern – ein größeres Integrationsprojekt war nicht nötig.
- Termine bucht die KI über Cal.com; über Webhooks und HTTP-Aufrufe hat die Praxis eine eigene Steuerung angebunden, die Anrufer an weniger ausgelastete Standorte verweist.
Der Nutzen
- Laut Anbieter wurden 10.000 Minuten an Telefonaten automatisiert.
- Rückrufe werden gesammelt abgearbeitet, statt dass jeder Anruf die laufende Arbeit unterbricht.
- Freie Kapazitäten an weniger gefragten Standorten werden besser genutzt, ohne zusätzliches Personal.
- Patienten erreichen die Praxis auch in Stoßzeiten.
Herausforderungen
- Die „60 % weniger Telefonstress“ aus der Überschrift werden im Text nicht erläutert; die Zahlen stammen vom Anbieter und sind nicht unabhängig geprüft.
- Die standortübergreifende Steuerung ist eine Eigenleistung der Praxis über Schnittstellen – das setzt technisches Know-how voraus, das die Praxis nach eigener Aussage mitbrachte.
Learnings für andere Betriebe
- Stoßzeiten gezielt abfangenWenn sich Anrufe auf wenige Vormittagsstunden ballen, verliert eine Praxis vor allem dort Patienten. Eine KI, die in diesen Spitzen annimmt, wirkt stärker als zusätzliche Telefonzeiten.
- Mehrere Standorte gemeinsam denkenWer mehrere Praxen betreibt, kann über die KI nicht nur Anrufe annehmen, sondern Patienten auf freie Termine an anderen Standorten lenken.
- Ältere Patienten nicht vergessenOnline-Buchung allein erreicht nicht alle. Ein telefonischer Assistent schließt die Lücke für Patienten, die lieber anrufen.
- Schnittstellen prüfenKalenderanbindung und offene Schnittstellen entscheiden darüber, wie viel die KI selbst erledigen kann. Das gehört vor der Auswahl auf die Checkliste.
Unsere Einordnung
Placetel AI kostet laut Preisseite 79 € (Grow, 750 Minuten), 149 € (Professional, 1.500 Minuten) oder 399 € (Enterprise, 4.000 Minuten) im Monat bei monatlicher Kündbarkeit; mit 24 Monaten Laufzeit sind es 69 €, 129 € bzw. 359 €. Hinzu kommt je KI-Telefonassistent ein Rufnummern-Paket für 9 € im Monat. Gleichzeitige Anrufe sind in allen Paketen unbegrenzt.
Für welchen Zeitraum die 10.000 Minuten gelten, sagt die Fallstudie nicht – eine Einordnung in ein Paket ist deshalb nicht möglich. Zu beachten: Weiterleitungen an interne Ziele kosten laut Preisliste zusätzlich 0,025 € pro Minute, an externe Ziele 0,05 €. Bei einer Lösung, die Anrufer zwischen Standorten verteilt, sollte man diese Zuschläge mitrechnen.
Die Fallstudie wurde vom Anbieter Placetel veröffentlicht; die Zahlen sind Angaben des Anbieters bzw. der Praxis und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.
Häufige Fragen
Kann ein KI-Telefonassistent Patienten auf mehrere Praxisstandorte verteilen?
Ja, wenn er per Schnittstelle an die Terminplanung angebunden ist. Die Orthopädie Dr. Ghasemi nutzt dafür Webhooks und HTTP-Aufrufe von Placetel AI und leitet Anrufer an weniger ausgelastete Standorte weiter.
Hilft ein KI-Telefonassistent in Stoßzeiten in der Arztpraxis?
In diesem Fall ja: Vorher war die Leitung zwischen 10 und 12 Uhr oft besetzt. Die KI nimmt nun auch in diesen Spitzen an, Rückrufe werden gebündelt bearbeitet.
Was kostet Placetel AI für eine Arztpraxis?
Zwischen 69 € und 399 € im Monat je nach Minutenpaket und Laufzeit, plus 9 € für das Rufnummern-Paket. Über 4.000 Minuten im Monat gibt es nur ein individuelles Angebot.
Quelle: „60 % weniger Telefonstress – mehr Zeit für die Patient:innen“, Placetel – zum Original ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.