KI-Telefonassistent für Arztpraxen

Typische Herausforderungen am Telefon

Was ein KI-Telefonassistent übernimmt

• Rezeptbestellung aufnehmen Der Assistent fragt Name, Geburtsdatum, Medikament und Wirkstärke ab und legt das Anliegen als Aufgabe an. Das Team prüft im PVS und stellt das eRezept aus, ohne vorher zurückrufen zu müssen. In der Praxis Medizin im Weserbergland laufen Rezept- und Überweisungswünsche so über den Assistenten.
• Termine buchen, verschieben und absagen Mit Anbindung an PVS oder Online-Terminkalender bucht die KI Termine nach den Regeln der Praxis und verschickt eine Bestätigung. In der Hausarztpraxis Spieren enden rund 70 % der Anrufe über den Assistenten mit einer gebuchten Terminvereinbarung. Ohne Anbindung bleibt es bei einer Terminanfrage, die das Team bestätigen muss.
• Überweisungen und Befundnachfragen erfassen Wünsche nach Überweisung, Fragen nach Laborwerten oder Arztbriefen nimmt der Assistent auf und ordnet sie zu. Befunde selbst teilt er nicht mit; das bleibt Aufgabe von Ärztin, Arzt oder MFA. In der Radiologie gehören Anforderungen von Bildern und Befunden zu den häufigsten Anliegen.
• Anliegen nach Dringlichkeit sortieren Der Assistent ordnet Anrufe Kategorien zu, etwa Rezept, Termin, Rückruf oder akute Beschwerden, und das Team bearbeitet sie nach Dringlichkeit statt in Eingangsreihenfolge. Das MVZ Bottwar nennt genau diese Sortierung als wichtigsten Unterschied zur vorherigen Lösung.
• Überlauf und Randzeiten abdecken Viele Praxen lassen die KI nur annehmen, wenn keine MFA frei ist, sowie mittags, abends und am Wochenende. So bleibt das persönliche Gespräch erste Wahl, und kein Anruf läuft ins Leere.
• Standardfragen beantworten Öffnungszeiten, Urlaubsvertretung, Impfsprechstunde, Anfahrt oder der Hinweis auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117 außerhalb der Sprechzeiten lassen sich aus einer gepflegten Wissensbasis beantworten.
• Mehrere Standorte steuern In MVZ und überörtlichen Berufsausübungsgemeinschaften fragt der Assistent den Standort ab oder verweist auf freie Termine an einer anderen Praxis. Die Orthopädie Dr. Ghasemi verteilt Anrufer so auf weniger ausgelastete Standorte.

Was kostet ein KI-Telefonassistent für Arztpraxen?

Beispielrechnung für eine Hausarztpraxis mit 2–3 Ärztinnen und Ärzten: rund 1.500 Anrufe im Monat, bei 3 Minuten je Gespräch also etwa 4.500 KI-Minuten. Vorsichtige Annahme aus den Praxisbeispielen: Das Hausarztzentrum Eiterfeld nennt rund 100 Anrufe am Tag, die Praxis Medizin im Weserbergland mit vier Ärzten über 250 Anrufe pro Woche allein über den Assistenten. Die günstigsten Tarife der Anbieter, die Arztpraxis & MVZ ausdrücklich als Zielgruppe nennen (netto, monatliche Zahlung):

Anbieter	Tarif	≈ pro Monat
PraxisConcierge 5 Praxisbeispiele	AnrufConcierge Classic Flatrate*	149 €
Doctolib KI-Telefonassistent	Patientenmanagement Flatrate*	192,44 €
fertig.ai 1 Praxisbeispiel	Self-Service	360 €
Loomira	Scale	419 €
SpeakKI	Business	449 €
elunos.ai	Core	467 €
fonio 25 Praxisbeispiele	Team	494 €
Famulor	Agency	570,63 €

Berechnet aus unseren Preisdaten (02.11.2026) für 22 von 28 passenden Anbietern mit öffentlichen Preisen – Methodik. * Flatrates: Fair-Use-Regeln und gleichzeitige Gespräche prüfen.

Spezialisierte Anbieter für Arztpraxen

Doctolib KI-Telefonassistent Arztpraxen192,44 € pro NutzerLuna (Praxipal) Arzt-/Zahnarztpraxenauf AnfragePraxisConcierge Arztpraxis/MVZ149 € pro Nutzer

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Anbindung an Ihre Software

Wie viel ein KI-Telefonassistent in der Arztpraxis wirklich übernimmt, hängt an der Anbindung. Ohne Schnittstelle erfasst er Anliegen, die das Team von Hand ins PVS überträgt. Mit Schnittstelle bucht er Termine direkt, ordnet Anrufe der Patientenakte zu und vermeidet Doppelerfassung. Lassen Sie sich die Anbindung an Ihr konkretes System schriftlich bestätigen.

Praxisverwaltungssystem (PVS)

In den Praxisbeispielen sind unter anderem tomedo, MedicusPlus und EVA von abasoft angebunden. Fragen Sie, ob der Assistent nur Daten übergibt oder Termine wirklich im PVS-Kalender anlegt und Anrufe der Patientenakte zuordnet. Das RheumaTeam Lahn-Dill-Siegerland nennt die fehlende Zuordnung zur Akte als offenen Wunsch.

Online-Terminbuchung

Viele Praxen buchen über einen separaten Terminkalender wie samedi oder Doctolib. Hat der Telefonassistent hierhin eine Schnittstelle, gelten für Telefon und Online-Buchung dieselben Terminarten und Regeln. Die Praxis Spieren bucht so über samedi.

Radiologie-Informationssystem (RIS)

Radiologische und nuklearmedizinische Praxen planen Untersuchungen im RIS, zum Beispiel Medavis RIS bei der MainRadiologie. Hier sind Geräte, Vorbereitungszeiten und Standorte zu berücksichtigen; eine Terminbuchung durch die KI setzt eine echte RIS-Anbindung voraus.

Telefonanlage

Der Assistent wird per Rufumleitung oder SIP an die bestehende Anlage angeschlossen. Klären Sie, wie die Weiterleitung an eine bestimmte MFA funktioniert, wie viele Gespräche gleichzeitig möglich sind und ob Sie den eigenen IT-Dienstleister einbinden müssen.

Aufgabenliste und Rückmeldekanäle

Wichtig ist, wo die erfassten Anliegen landen: in einer Weboberfläche, im PVS oder per E-Mail. Praxen in den Fallstudien antworten per Klick, SMS oder Textbaustein und können so auch aus dem Home-Office arbeiten.

Grenzen und Risiken

• Akzeptanz hängt von der Fachrichtung ab Eine HNO-Praxis berichtete im Deutschen Ärzteblatt, dass nur etwa zwei von zehn Anrufern sich auf den vorsortierenden Assistenten einließen; sie kündigte nach wenigen Monaten. Wo viele Patienten mit akuten Beschwerden sofort einen Termin wollen, ist der Nutzen geringer als bei Rezepten und planbaren Anliegen.
• Kein Ersatz für ärztliche Einschätzung Ein Telefonassistent erfasst und sortiert, er stellt keine Diagnose und trifft keine medizinische Dringlichkeitsentscheidung. Bei Hinweisen auf einen Notfall muss er an 112 verweisen oder sofort an das Team weitergeben. Legen Sie diese Regeln mit der Praxisleitung fest und testen Sie sie.
• Ohne Schnittstelle bleibt Nacharbeit Fehlt die Anbindung an PVS oder Kalender, muss das Team jede Terminanfrage bestätigen und Daten übertragen. Das DZAM Amstetten und die Praxisgemeinschaft Nymphenburger Straße nennen die vollautomatische Buchung als noch offenen Ausbauschritt.
• Der falsche Anbieter entlastet nicht Medizin im Weserbergland und das MVZ Bottwar haben den Anbieter gewechselt, weil der erste Assistent zu viele Anrufe durchstellte, Sprache schlecht erkannte oder nicht ans PVS angebunden war. Ein Wechsel kostet Zeit; kurze Laufzeiten und ein echter Test senken das Risiko.
• Ersparnis ist oft nur geschätzt Die meisten Zahlen in den Fallstudien stammen von Anbietern oder Praxen und sind nicht unabhängig geprüft. Selbst die Praxis Spieren hat ihre Zeitersparnis von 2–4 Stunden am Tag geschätzt. Zählen Sie vorher und nachher verpasste Anrufe, Telefonzeit und Rückrufe.

Datenschutz und Recht: Am Praxistelefon werden Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO verarbeitet. Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter und sollten klären, wo Sprachdaten, Transkripte und Aufnahmen gespeichert werden und wie lange. Weil die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB auch für eingebundene Dienstleister gilt, gehört eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit in den Vertrag. Für Cloud-Dienste, die Gesundheitsdaten verarbeiten, stellt § 393 SGB V zusätzliche Anforderungen, unter anderem an Testate zur Informationssicherheit; fragen Sie den Anbieter, wie er diese erfüllt. Seit dem 2. August 2026 verlangt Art. 50 der KI-Verordnung, dass Anrufer erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen – eine kurze Ansage zu Gesprächsbeginn ist üblich. Ob Gespräche aufgezeichnet oder nur transkribiert werden, stimmen Sie am besten mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab. Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.

Checkliste für die Anbieterauswahl

1. Bucht der Assistent Termine direkt in Ihr PVS oder Ihren Online-Terminkalender, oder legt er nur Anfragen an?
2. Erfasst er Rezeptbestellungen und Überweisungen vollständig mit Name, Geburtsdatum und Medikament?
3. Lässt sich festlegen, wann die KI annimmt – nur im Überlauf, in Randzeiten oder immer?
4. Wie erkennt und eskaliert der Assistent akute Beschwerden, und verweist er bei Notfällen auf 112?
5. Können Patienten jederzeit zu einer MFA durchgestellt werden, und wie viele Gespräche laufen parallel?
6. Liegen AVV, Serverstandort und Angaben zu § 393 SGB V schriftlich vor?
7. Passt das Abrechnungsmodell – je Minute, je Gespräch oder je Ärztin und Arzt – zu Ihrem Anrufmix?
8. Gibt es einen Testzeitraum oder eine kurze Kündigungsfrist?

Erfahrungen aus der Praxis

• HNO-Praxis Nürnberg & Gefäßchirurgie Regensburg Eine Gefäßchirurgie mit vier Kassensitzen lässt die KI nur im Überlauf und außerhalb der Öffnungszeiten annehmen: 3 statt 11 Minuten je Gespräch, mindestens 25 Arbeitsstunden im Monat gespart. Eine HNO-Praxis kündigte dagegen, weil nur etwa zwei von zehn Anrufern mit der KI sprachen.
• Arztpraxis Spieren & Kollegen · VITAS Mit Anbindung an samedi enden rund 70 % der Anrufe über den Assistenten mit einem gebuchten Termin, der Rest wird zu Aufgaben mit Transkript. Die Zeitersparnis von 2–4 Stunden am Tag ist eine Schätzung des Praxisinhabers.
• MVZ Bottwar · PraxisConcierge Das MVZ wechselte nach schlechter Spracherkennung und fehlender PVS-Anbindung den Anbieter. Heute laufen über 500 Anrufe pro Woche über den Assistenten, sortiert nach Dringlichkeit; MFA können sie auch aus dem Home-Office bearbeiten.
• Hausarztzentrum Eiterfeld · VITAS Rund 100 Anrufe am Tag, drei Viertel davon zwischen 6 und 10 Uhr: Der Assistent nimmt Rezept- und Überweisungswünsche sowie Rückrufbitten auf. Die Fallstudie von 2022 nennt 70 % Zeitersparnis bei telefonischen Anfragen.
• Praxisgemeinschaft Nymphenburger Straße · PraxisConcierge Die internistisch-dermatologische Praxisgemeinschaft mit tomedo beziffert die Entlastung mit über 10 Arbeitsstunden pro Woche und mindestens einer halben Stelle am Empfang.

Häufige Fragen