Steckbrief
- Betrieb
- HNOmedic, inhabergeführte MVZ-Gruppe, gegründet 2015, 20 Standorte, 150 Mitarbeitende
- Anrufvolumen
- rund 4.700 Anrufe pro Monat
- Ergebnis
- laut Fallstudie rund 103 Stunden gesparte Zeit pro Monat
- Stand
- Fallstudie vom August 2022
Ausgangssituation
- Die Gruppe arbeitet weitgehend digital: iPads statt Papier-Anamnesebögen, Online-Terminbuchung und Videosprechstunde.
- Das Telefon war dagegen ständig besetzt; die Telefonzentrale war überlastet und Anrufer hingen in Warteschleifen.
Die Lösung
- Nach Tests mehrerer Telefonassistenz-Systeme entschied sich die Gruppe für VITAS.
- Der KI-Assistent nimmt die Anrufe an, Patienten schildern dort ihr Anliegen; die Telefonistinnen bearbeiten die Anliegen anschließend.
Der Nutzen
- Die Fallstudie nennt rund 103 Stunden gesparte Zeit im Monat.
- Warteschleifen mit frustrierten Patienten gehören laut Praxis der Vergangenheit an.
- Das Telefonteam steht nicht mehr unter dem Druck des Dauerklingelns und kann Anliegen effizienter bearbeiten.
Herausforderungen
- Die Fallstudie ist vom August 2022; Produkt, Sprachqualität und Preismodell von VITAS haben sich seitdem verändert.
- Die Zahlen sind Angaben von Anbieter bzw. Praxisgruppe; wie die 103 Stunden ermittelt wurden, ist nicht beschrieben.
„Mit VITAS haben wir das geschafft und zusätzlich noch unsere Telefonistinnen entlastet.“
Dr. med. Karin Simeria, Fachärztin für HNO und Gesellschafterin, zitiert nach VITAS (Fallstudie des Anbieters)
Learnings für andere Betriebe
- Mehrere Systeme vergleichenDie Gruppe hat verschiedene Telefonassistenten getestet und nach Gesprächsqualität und Zuverlässigkeit entschieden.
- Telefon passt in die digitale PraxisWer Online-Termine und Videosprechstunde anbietet, sollte auch das Telefon einbeziehen – sonst bleibt es der Engpass.
- Größe rechnet sichBei Tausenden Anrufen im Monat zählt jede gesparte Minute. Für Gruppen mit vielen Standorten lohnt sich ein Paketpreis-Angebot.
Was kostet das bei diesem Volumen?
4.700 Anrufe im Monat sind bei 3 Minuten je Gespräch rund 14.100 KI-Minuten im Monat – wenn die KI jeden Anruf annimmt. Die günstigsten öffentlichen Tarife bei diesem Volumen (netto, monatliche Zahlung):
| Anbieter | Tarif | ≈ pro Monat |
|---|---|---|
 PraxisConcierge | AnrufConcierge Classic Flatrate* | 149 € |
 Doctolib KI-Telefonassistent | Patientenmanagement Flatrate* | 192,44 € |
 VITAS | Plus | ≈ 1.099 € |
 fertig.ai | Self-Service | 1.128 € |
 Loomira | Scale | 1.187 € |
Berechnet aus unseren Preisdaten (02.11.2026) für 23 Anbieter, die Arztpraxis & MVZ ausdrücklich als Zielgruppe nennen und öffentliche Preise haben – Methodik. * Flatrates: Bei diesem Volumen Fair-Use-Regeln und gleichzeitige Gespräche beim Anbieter prüfen. Bei diesem Volumen lohnt sich fast immer ein individuelles Angebot.
Spezialisten für Arztpraxis & MVZ
Diese Anbieter haben sich ganz auf Arztpraxis & MVZ ausgerichtet – mit Abläufen und Anbindungen für die Branche:
Doctolib KI-Telefonassistent Arztpraxen192,44 € pro Nutzer
Luna (Praxipal) Arzt-/Zahnarztpraxenauf AnfragePraxisConcierge Arztpraxis/MVZ149 € pro NutzerEinstiegspreis netto pro Monat. Bei 14.100 Minuten im Monat: individuelles Angebot anfragen.
Kosten für Ihren Betrieb berechnen →
Unsere Einordnung
Die Fallstudie ist von 2022; heute rechnet VITAS je Konversation ab. Laut unseren Daten: Flex 49 € plus 0,28 € je Konversation, Basic 119 € mit 500, Plus 299 € mit 1.500 Konversationen (netto, monatlich kündbar; 18 % Rabatt bei Jahreszahlung, Mehrjahresverträge bis 25 % auf Anfrage).
Rund 4.700 Anrufe im Monat liegen deutlich über der Grenze von 2.500 Konversationen, ab der VITAS Individualpakete (auch als Flatrate) nur auf Anfrage anbietet. Nach Listenpreis wären es nach unserer Rechnung Plus plus 3.200 × 0,25 € ≈ 1.099 € netto im Monat – ein Richtwert für Verhandlungen, kein Angebot.
Die Fallstudie wurde vom Anbieter VITAS im August 2022 veröffentlicht; die Zahlen sind Angaben des Anbieters bzw. der Praxisgruppe und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.
Häufige Fragen
Wie viele Anrufe hat eine HNO-MVZ-Gruppe im Monat?
Bei HNOmedic mit 20 Standorten waren es laut Fallstudie von 2022 rund 4.700 Anrufe im Monat.
Was kostet ein KI-Telefonassistent für eine MVZ-Gruppe?
Bei VITAS ab 2.500 Konversationen im Monat nur auf Anfrage; nach Listenpreis wären es bei 4.700 Anrufen rund 1.100 € netto. Der Preisvergleich zeigt Anbieter mit Minutenpreisen.
Quelle: „Case Study: Digitalisierung des Praxisalltags für effizientes Arbeiten – HNOmedic“, VITAS (Fallstudie des Anbieters), 01.08.2022 – zum Original ↗. Ergänzend: „Erfolgsgeschichten“, VITAS – ansehen ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.