Steckbrief
- Betrieb
- Praxisgemeinschaft Nymphenburger Straße, München; Innere Medizin und Dermatologie, rund 10 Mitarbeitende, bis zu 4 Ärztinnen und Ärzte
- Praxissoftware
- tomedo
- Anrufvolumen
- vorher geschätzt 100 Anrufe am Tag; heute über 500 Anrufe pro Woche über den Telefonassistenten (rechnerisch rund 2.170 im Monat)
- Ergebnis
- über 10 Arbeitsstunden pro Woche und mindestens eine halbe Stelle eingespart
Ausgangssituation
- Mit vier Leitungen und drei Telefonen war die Anmeldung überlastet; während der zehnstündigen Öffnungszeit klingelte es fast ununterbrochen.
- Patienten warteten lange oder kamen nicht durch, das Team hatte kaum Zeit für andere Aufgaben.
- Mehr Leitungen und interne Umstrukturierungen brachten keine ausreichende Entlastung.
Die Lösung
- Der Telefonassistent ist an die Praxissoftware tomedo angebunden; Patienten können rund um die Uhr ihr Anliegen hinterlassen.
- Er übernimmt Terminvereinbarungen, Absagen und Rezeptbestellungen; nur dringende oder komplexe Anliegen gehen an das Team.
- Das Team sieht die Anrufe mit Transkription in einer Liste und antwortet per Klick, Textbaustein, SMS oder E-Mail.
Der Nutzen
- Über 10 Arbeitsstunden pro Woche gespart, mindestens eine halbe Stelle eingespart.
- Anfragen werden schneller beantwortet, die Praxis ist besser erreichbar.
- Das Team kann flexibel entscheiden, wer wann reagiert; die Einarbeitung ging ohne großen Schulungsaufwand.
Herausforderungen
- Termine werden bisher bestätigt oder abgesagt, aber noch nicht vollautomatisch im Kalender gebucht; eine engere Verzahnung mit tomedo ist geplant.
- Das Ausgangsvolumen von 100 Anrufen am Tag ist eine Schätzung; die Kennzahlen stammen vom Anbieter und sind nicht unabhängig geprüft.
„Wir sehen sofort, worum es geht, und können flexibel entscheiden, wer wann reagiert.“
Arijola Matoshi, MFA, in der Fallstudie von PraxisConcierge, zitiert nach PraxisConcierge
Learnings für andere Betriebe
- Mehr Leitungen lösen das Problem nichtZusätzliche Leitungen erhöhen nur die Zahl wartender Anrufer. Entlastung entsteht erst, wenn Anliegen ohne Personal am Telefon erfasst werden.
- Antworten per KlickTextbausteine und SMS-Antworten verkürzen die Bearbeitung je Anliegen deutlich gegenüber Rückrufen.
- Ersparnis in Stellenanteilen ausdrückenDie Praxis beziffert den Effekt als halbe Stelle. Diese Rechnung macht den Vergleich mit den Kosten des Assistenten einfach.
Was kostet das bei diesem Volumen?
2.170 Anrufe im Monat sind bei 3 Minuten je Gespräch rund 6.500 KI-Minuten im Monat – wenn die KI jeden Anruf annimmt. Die günstigsten öffentlichen Tarife bei diesem Volumen (netto, monatliche Zahlung):
| Anbieter | Tarif | ≈ pro Monat |
|---|---|---|
 PraxisConcierge | AnrufConcierge Classic Flatrate* | 149 € |
 Doctolib KI-Telefonassistent | Patientenmanagement Flatrate* | 192,44 € |
 fertig.ai | Self-Service | 520 € |
 Loomira | Scale | 579 € |
 SpeakKI | Business | 649 € |
Berechnet aus unseren Preisdaten (02.11.2026) für 22 Anbieter, die Arztpraxis & MVZ ausdrücklich als Zielgruppe nennen und öffentliche Preise haben – Methodik. * Flatrates: Bei diesem Volumen Fair-Use-Regeln und gleichzeitige Gespräche beim Anbieter prüfen. Bei diesem Volumen lohnt sich fast immer ein individuelles Angebot.
Spezialisten für Arztpraxis & MVZ
Diese Anbieter haben sich ganz auf Arztpraxis & MVZ ausgerichtet – mit Abläufen und Anbindungen für die Branche:
Doctolib KI-Telefonassistent Arztpraxen192,44 € pro Nutzer
Luna (Praxipal) Arzt-/Zahnarztpraxenauf AnfrageEinstiegspreis netto pro Monat. Bei 6.500 Minuten im Monat: individuelles Angebot anfragen.
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Unsere Einordnung
PraxisConcierge rechnet pro Vollzeit-Behandler ab: Classic 149 € im Monat (139 € bei jährlicher Zahlung), das Bundle mit Online-Rezeption 208 € bzw. 198 € – netto, 12 Monate Mindestlaufzeit, unbegrenzte Anrufe. Bei bis zu vier Ärztinnen und Ärzten wären das nach Liste höchstens 4 × 149 € = 596 € im Monat für Classic (eigene Rechnung; Teilzeit und Staffelpreise können den Betrag senken).
Das ist deutlich weniger als die eingesparte halbe Stelle. Zu beachten: Ohne das Zusatzmodul KI-Dialog (59 €/Monat) arbeitet Classic mit Tastenwahl, direkte Terminbuchung kostet weitere 39 €. Bei rund 2.170 Anrufen im Monat zeigt die Tabelle unten, was minutenbasierte Anbieter verlangen würden.
Die Fallstudie wurde vom Anbieter PraxisConcierge veröffentlicht; die Zahlen sind Angaben des Anbieters bzw. der Praxis und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.
Häufige Fragen
Wie viele Anrufe hat eine Arztpraxis am Tag?
Die Praxisgemeinschaft Nymphenburger Straße schätzte vor der Einführung rund 100 Anrufe am Tag bei zehn Stunden Öffnungszeit. Heute laufen über 500 Anrufe pro Woche über den Assistenten.
Kann ein Telefonassistent eine Stelle am Empfang einsparen?
Laut dieser Fallstudie mindestens eine halbe Stelle, bei über 10 eingesparten Arbeitsstunden pro Woche.
Funktioniert der Telefonassistent mit tomedo?
Ja, die Praxis nutzt PraxisConcierge mit Anbindung an tomedo. Eine noch engere Verzahnung mit der Terminbuchung ist geplant.
Quelle: „Wie eine hausärztlich-internistische und dermatologische Praxisgemeinschaft aus München mit PraxisConcierge ihre Praxistelefonie optimiert hat“, PraxisConcierge – zum Original ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.