Steckbrief
- Betrieb
- NEXXT GYM, Kette mit 11 kompakten EMS-Studios
- Volumen
- 122 telefonische Anfragen pro Monat; insgesamt 486 bearbeitete Gespräche über alle Kanäle (Zeitraum nicht genannt)
- Kanäle
- Telefon, WhatsApp und Website-Chat mit je einem eigenen KI-Agenten
Ausgangssituation
- Kunden sollten jederzeit Antworten zu Kursplänen, Mitgliedschaften und Probetrainings bekommen; ein klassischer Telefonservice konnte das nicht rund um die Uhr leisten.
- Viele Fragen außerhalb der Bürozeiten blieben bis zum nächsten Werktag offen – mit dem Risiko, Interessenten zu verlieren.
- Der Service sollte in allen elf Studios einheitlich sein, ohne eigenen Empfang pro Standort.
Die Lösung
- Der bisherige Telefon-Kundenservice wurde durch drei KI-Agenten ersetzt: je einer für Website-Chat, Telefon und WhatsApp.
- Der Telefonagent beantwortet Fragen und nimmt Änderungen und Kündigungen auf; jedes Anliegen wird automatisch an das zuständige Studio weitergeleitet.
- Interessenten werden per WhatsApp oder Website zum Probetraining geführt. Als nächster Schritt sollen die Agenten Buchungen und Probetrainings selbst einplanen.
Der Nutzen
- Kunden bekommen sofort Antworten, auch abends und am Wochenende, wenn die Studios geschlossen sind.
- 122 telefonische Anfragen pro Monat werden automatisch bearbeitet und dem richtigen Studio zugeordnet.
- Der Service ist an allen Standorten gleich, ohne zusätzliche Empfangskräfte, und wächst mit neuen Studios mit.
Herausforderungen
- Buchungen und Terminvergabe für Probetrainings laufen noch nicht automatisch – das ist erst geplant.
- Die Quelle nennt keine Zeitersparnis und keinen Zeitraum für die 486 Gespräche; die Zahlen stammen vom Anbieter und sind nicht unabhängig geprüft.
Learnings für andere Betriebe
- Ein Ansprechpartner für viele StandorteFür Filialbetriebe ohne eigenen Empfang pro Standort kann eine zentrale KI die Erreichbarkeit vereinheitlichen und Anliegen automatisch verteilen.
- Kanäle zusammendenkenTelefon ist hier nur einer von drei Kanälen. Wer Chat und WhatsApp mitplant, verlagert einfache Fragen dorthin und entlastet die Leitung.
- Erst beantworten, dann buchenDie Kette automatisiert zunächst Auskünfte und Weiterleitung, die Buchung folgt später. Ein stufenweiser Ausbau senkt das Risiko.
Was kostet das bei diesem Volumen?
122 Anrufe im Monat sind bei 3 Minuten je Gespräch rund 400 KI-Minuten im Monat – wenn die KI jeden Anruf annimmt. Die günstigsten öffentlichen Tarife bei diesem Volumen (netto, monatliche Zahlung):
| Anbieter | Tarif | ≈ pro Monat |
|---|---|---|
 Hallodesk | Enterprise | 74,80 € |
 novofon.ai | Business | 79 € |
 Zeeg | Paket XS | 96,50 € |
 Fonpilot | Standard | 97 € |
 Telfo | Basis | 99 € |
 Heyloha im Beispiel | Heyloha 500 | 239 € |
Berechnet aus unseren Preisdaten (02.11.2026) für 8 Anbieter, die Fitness, Freizeit & Kurse ausdrücklich als Zielgruppe nennen und öffentliche Preise haben – Methodik. Bei diesem Volumen lohnt sich fast immer ein individuelles Angebot.
Spezialisten für Fitness, Freizeit & Kurse
Diese Anbieter haben sich ganz auf Fitness, Freizeit & Kurse ausgerichtet – mit Abläufen und Anbindungen für die Branche:
Einstiegspreis netto pro Monat. Bei 400 Minuten im Monat: individuelles Angebot anfragen.
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Unsere Einordnung
Heyloha rechnet mit Credits ab, die alle Kanäle gemeinsam nutzen: ein Credit entspricht einem Chat-Gespräch oder einer Telefonminute. Heyloha 250 kostet 149 € im Monat, Heyloha 500 239 €, Heyloha 1.000 339 € und Heyloha 2.500 599 € (netto, monatlich kündbar, bei jährlicher Zahlung 15 % günstiger).
Grobe Schätzung: 122 Anrufe mit je 3 Minuten ergeben rund 370 Credits. Gehören die 486 Gespräche zu einem Monat und enthalten sie die Anrufe, kämen etwa 360 Chats hinzu – zusammen rund 730 Credits, also das Paket Heyloha 1.000 für 339 € im Monat. Für reine Telefonnutzung reicht Heyloha 500 (eigene Rechnung, Zeitraum in der Quelle nicht eindeutig).
Die Fallstudie wurde vom Anbieter Heyloha (Covalore B.V., Utrecht) auf Englisch veröffentlicht; die Zahlen sind Angaben des Anbieters bzw. Kunden und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.
Häufige Fragen
Kann ein KI-Telefonassistent den Kundenservice eines Fitnessstudios übernehmen?
NEXXT GYM hat den Telefonservice für elf Studios durch KI-Agenten ersetzt. Sie beantworten Fragen zu Kursen, Preisen und Mitgliedschaften und leiten Änderungen an das zuständige Studio weiter.
Was kostet ein KI-Assistent für Telefon und Chat bei Heyloha?
Ab 149 € netto im Monat für 250 Credits; ein Credit ist ein Chat-Gespräch oder eine Telefonminute. Für das Volumen von NEXXT GYM schätzen wir 239 bis 339 € im Monat.
Kann die KI Kündigungen im Fitnessstudio annehmen?
Sie nimmt Änderungen und Kündigungen auf und leitet sie an das richtige Studio weiter; die Bearbeitung erfolgt dort.
Quelle: „How NEXXT GYM handles 486 customer questions and stays reachable 24/7 across 11 locations“, Heyloha – zum Original ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.