Steckbrief
- Betrieb
- Lieblings-Zahnarzt, Düsseldorf, gegründet 2023; 5 Zahnärzte, 22 Mitarbeitende, rund 9.000 Patienten
- Praxissoftware
- charly by Solutio
- Anrufvolumen
- über 1.800 Anrufe pro Monat über Luna, über 400 Terminaktionen pro Woche, bis zu 4 Gespräche gleichzeitig
- Im Einsatz seit
- Februar 2026
Ausgangssituation
- Mit dem Wachstum von sechs auf 22 Mitarbeitende stieg auch die Zahl der Anrufe stark an.
- Am Empfang kamen Anamnesen, Laborkoordination und Verwaltung hinzu; neben dem Dauerklingeln blieb dafür kaum Zeit.
- Statt einer weiteren Rezeptionskraft suchte der Inhaber nach einer belastbareren Entlastung.
Die Lösung
- Terminarten und Abläufe wurden vorab gemeinsam mit praxipal hinterlegt, das Onboarding fand in der Praxis statt.
- In den ersten Wochen gab es enge Feedbackrunden; Wünsche wie verknüpfte Kombi-Termine wurden nachgerüstet. Zu jedem Gespräch kann das Team direkt in der Software Rückmeldung geben.
- Luna übernimmt vor allem Verschiebungen und Stornierungen, auch am Wochenende, und besetzt frei gewordene Termine direkt neu.
Der Nutzen
- Deutlich weniger Anrufe erreichen den Empfang; das Team hat wieder Zeit für Heil- und Kostenpläne, Laborkontrolle und Checklisten.
- Die Praxis ist rund um die Uhr erreichbar; Patienten erleben kein Besetztzeichen mehr.
- Jedes Gespräch ist schriftlich dokumentiert und lässt sich wie ein Chatverlauf nachlesen.
- Laut Inhaber ist die KI deutlich günstiger als eine zweite Rezeptionskraft.
Herausforderungen
- Patienten mussten sich daran gewöhnen, in ganzen Sätzen zu sprechen statt Tasten zu drücken; ältere waren anfangs skeptisch.
- Die ersten Wochen erfordern aktive Mitarbeit des Teams beim Feedback, damit die KI dazulernt.
- Die Kennzahlen stammen vom Anbieter und sind nicht unabhängig geprüft.
„Wir brauchten eine stressresistente Entlastung.“
Dr. André Päffgen, Praxisinhaber, im Erfahrungsbericht von praxipal, zitiert nach praxipal
Learnings für andere Betriebe
- Wachstum am Telefon zuerst spürenWächst eine Praxis schnell, wächst die Telefonlast mit. Eine KI skaliert mit, ohne dass jede neue Patientengruppe eine zusätzliche Stelle am Empfang erfordert.
- Feedback-Schleife einplanenEine direkte Rückmeldung zu einzelnen Gesprächen beschleunigt die Lernkurve. Diese Funktion sollte man bei der Anbieterwahl prüfen.
- Patienten den Vorteil erklärenWer früher oft vergeblich anrief, versteht schnell den Nutzen. Eine klare Botschaft an die Patienten hilft über die anfängliche Skepsis.
- Wochenend-Absagen nutzenAbsagen außerhalb der Sprechzeiten sofort neu zu vergeben, verringert Leerlauf im Terminbuch – ein messbarer Effekt für die Wirtschaftlichkeit.
Was kostet das bei diesem Volumen?
1.800 Anrufe im Monat sind bei 3 Minuten je Gespräch rund 5.400 KI-Minuten im Monat – wenn die KI jeden Anruf annimmt. Die günstigsten öffentlichen Tarife bei diesem Volumen (netto, monatliche Zahlung):
| Anbieter | Tarif | ≈ pro Monat |
|---|---|---|
 elunos.ai | Core | 575 € |
 fonio | Team | 629 € |
 VOISA | Pro | 693,26 € |
 telefon.ki | Agent | 746,75 € |
 Telfo | Erweitert | 823 € |
 Luna (Praxipal) im Beispiel | Individuelles Angebot | auf Anfrage |
Berechnet aus unseren Preisdaten (02.11.2026) für 8 Anbieter, die Zahnarztpraxis ausdrücklich als Zielgruppe nennen und öffentliche Preise haben – Methodik. Bei diesem Volumen lohnt sich fast immer ein individuelles Angebot.
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Unsere Einordnung
praxipal veröffentlicht keine Preise für Luna; ein Angebot gibt es nach einem Beratungstermin, laut Anbieter mit drei Monaten Probezeit ohne direkte Vertragsbindung. Bei über 1.800 Anrufen im Monat und 3 Minuten je Gespräch ergeben sich grob 5.400 KI-Minuten (eigene Rechnung) – ein Volumen, bei dem sich Preisvergleiche lohnen. Die Tabelle unten zeigt, was Anbieter mit öffentlichen Preisen dafür verlangen.
Bei vier gleichzeitigen Gesprächen in Spitzenzeiten sollte man im Angebot ausdrücklich klären, wie viele parallele Anrufe enthalten sind und ob die Telefonanlage der Praxis genügend Leitungen bereitstellt.
Der Erfahrungsbericht wurde vom Anbieter praxipal veröffentlicht; die Zahlen sind Angaben des Anbieters bzw. der Praxis und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.
Häufige Fragen
Ist ein KI-Telefonassistent günstiger als eine zusätzliche Rezeptionskraft?
Der Inhaber der Düsseldorfer Praxis sagt ja. Konkrete Preise nennt der Erfahrungsbericht nicht; bei rund 5.400 KI-Minuten im Monat lohnt ein Vergleich mehrerer Angebote.
Kann die KI am Wochenende Termine neu vergeben?
In dieser Praxis ja: Luna nimmt Absagen auch am Wochenende an und besetzt die frei gewordenen Termine direkt neu.
Wie viele Anrufe hat eine Zahnarztpraxis mit fünf Zahnärzten?
Beim Lieblings-Zahnarzt Düsseldorf übernimmt die KI über 1.800 Anrufe im Monat; zu Stoßzeiten laufen bis zu vier Gespräche gleichzeitig.
Quelle: „Erfahrungsbericht - Lieblings-Zahnarzt Düsseldorf“, praxipal – zum Original ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.