Steckbrief
- Betrieb
- Ambulante Reha am Krankenhaus GmbH, Teil der rehaneo-Gruppe, Standorte Geilenkirchen und Würselen, 150 Mitarbeitende, rund 500 Patienten pro Tag
- Anrufvolumen
- durchschnittlich 200 Anrufe pro Tag
- Ergebnis
- laut Einrichtung durchschnittlich 100 Stunden eingesparte Anrufzeit pro Monat
Ausgangssituation
- Mit rund 200 Anrufen am Tag und vielen Anfragen vor Ort war die Arbeitslast für das Personal sehr hoch.
- Die Einrichtung digitalisiert seit Jahren Abläufe, etwa mit digitaler Patientenakte und Verordnung, und suchte eine flexible Lösung für die Telefonie.
Die Lösung
- Der KI-Telefonassistent filtert Anrufe vor und sortiert die Anliegen nach Kategorien.
- Das Team ruft gezielt zurück – meist noch am selben Tag und mit den bereits erfassten Informationen.
- Entscheidend für VITAS waren laut Prokuristin die einfache Bedienung, die Anpassbarkeit und der unkomplizierte Austausch.
Der Nutzen
- Die Einrichtung spart nach eigener Angabe im Schnitt 100 Stunden Anrufzeit im Monat.
- Patienten hängen nicht mehr in der Warteschleife und können ihr Anliegen rund um die Uhr hinterlassen.
- Die Arbeitsatmosphäre hat sich laut Einrichtung deutlich entspannt; das Personal kann sich mehr um die Patienten vor Ort kümmern.
Herausforderungen
- Ein Teil der Anrufer möchte lieber mit einem Menschen sprechen; überzeugt wurden Skeptiker vor allem durch das eigene Team.
- Rückrufe bleiben nötig, und gelegentlich müssen komplette Anrufe nachgehört werden – die Ersparnis ist also nicht vollständig.
- Die Fallstudie nennt kein Veröffentlichungsdatum; die Zahlen sind Angaben der Einrichtung und nicht unabhängig geprüft.
„Mit VITAS sparen wir durchschnittlich 100 Stunden Anrufzeit pro Monat ein.“
Nina Sevenich, Prokuristin der Ambulanten Reha am Krankenhaus GmbH, zitiert nach VITAS (Fallstudie des Anbieters)
Learnings für andere Betriebe
- Das Team als BotschafterWenn die eigenen Mitarbeitenden hinter der Lösung stehen, überzeugen sie auch skeptische Anrufer.
- Rückruf am selben TagDie KI ersetzt den Kontakt nicht, sie bereitet ihn vor. Schnelle Rückrufe sind der Grund, warum Patienten das Verfahren akzeptieren.
- Kategorien nutzenEine Sortierung nach Anrufgrund erlaubt, Anliegen gebündelt und von den richtigen Leuten bearbeiten zu lassen.
Was kostet das bei diesem Volumen?
200 Anrufe am Tag sind bei 21 Arbeitstagen und 3 Minuten je Gespräch rund 13.000 KI-Minuten im Monat – wenn die KI jeden Anruf annimmt. Die günstigsten öffentlichen Tarife bei diesem Volumen (netto, monatliche Zahlung):
| Anbieter | Tarif | ≈ pro Monat |
|---|---|---|
 VITAS | Plus | ≈ 1.007,50 € |
 Famulor | Agency | 1.505,63 € |
 telefon.ki | Agent | 1.698,27 € |
 VoiceBooker | Starter / Pay as you go | 1.950 € |
 Heyloha | Heyloha 2.500 | 3.959 € |
Berechnet aus unseren Preisdaten (02.11.2026) für 7 Anbieter, die Klinik, Reha & Pflege ausdrücklich als Zielgruppe nennen und öffentliche Preise haben – Methodik. Bei diesem Volumen lohnt sich fast immer ein individuelles Angebot.
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Unsere Einordnung
VITAS rechnet je Konversation ab. Laut unseren Daten: Flex 49 € plus 0,28 € je Konversation, Basic 119 € mit 500, Plus 299 € mit 1.500 Konversationen (netto, monatlich kündbar; 18 % Rabatt bei Jahreszahlung).
200 Anrufe am Tag ergeben bei rund 21 Arbeitstagen nach unserer Schätzung gut 4.000 im Monat. Dafür bietet VITAS Individualpakete ab 2.500 Konversationen nur auf Anfrage an; nach Listenpreis wären es grob Plus plus 2.700 × 0,25 € ≈ 975 € netto im Monat. Da auch automatische Rückrufe und SMS als Konversation zählen, sollte man den eigenen Mix vorher abschätzen.
Die Fallstudie wurde vom Anbieter VITAS als Interview veröffentlicht; die Zahlen sind Angaben des Anbieters bzw. der Einrichtung und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.
Häufige Fragen
Wollen Patienten mit einem KI-Telefonassistenten sprechen?
Nicht alle. In der Ambulanten Reha am Krankenhaus möchten einige lieber einen Menschen; geschätzt wird aber, Anliegen rund um die Uhr loszuwerden und schnell zurückgerufen zu werden.
Wie viel Zeit spart ein KI-Telefonassistent in einer Reha-Einrichtung?
Bei rund 200 Anrufen am Tag nennt die Einrichtung im Schnitt 100 Stunden weniger Anrufzeit pro Monat – Rückrufe fallen weiterhin an.
Quelle: „Case Study für die Ambulante Reha am Krankenhaus – Interview Nina Sevenich“, VITAS (Fallstudie des Anbieters) – zum Original ↗. Ergänzend: „Erfolgsgeschichten“, VITAS – ansehen ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.