Steckbrief
- Betrieb
- Asklepios Kliniken GmbH, rund 170 Gesundheitseinrichtungen, über 67.000 Mitarbeitende, rund 90 MVZ-Standorte
- Anrufvolumen
- etwa 400 Anrufe im Monat in einer kleinen Praxis, über 3.000 in einer Fachabteilung der Klinik St. Georg in Hamburg
- Einsatz
- Pilot in Hamburg St. Georg, seit April 2024 konzernweiter Rollout
- Ergebnis
- laut Fallstudie rund 100 Stunden eingesparte Anrufzeit pro Monat (Beispiel St. Georg)
Ausgangssituation
- In den Praxen und Ambulanzen des Konzerns klingelten vor allem zu Stoßzeiten wie Montagmorgen ständig die Telefone, während sich am Empfang die Patienten stauten.
- Die Mitarbeitenden wünschten sich, Terminanfragen und andere Anliegen automatisiert oder zeitversetzt bearbeiten zu können.
Die Lösung
- Asklepios testete die zwei aus seiner Sicht führenden Anbieter im deutschsprachigen Raum in Pilotstandorten und entschied sich für VITAS.
- Ausschlaggebend waren laut Projektleiter Datenschutz, die Zusammenarbeit und dass VITAS als einziger eine Schnittstelle zur Online-Terminbuchung samedi hatte.
- Der Assistent bucht Termine am Telefon direkt in samedi; Anliegen, die er nicht selbst löst, landen strukturiert beim Team.
Der Nutzen
- In einer kleinen Praxis mit rund 400 Anrufen im Monat spart das Team nach eigener Rechnung etwa zwei Minuten je Anruf, zusammen über 13 Stunden im Monat.
- Die Online-Terminbuchungen über das Telefon stiegen durch die Schnittstelle um 70 bis 80 %.
- Für die Klinik St. Georg nennt die Fallstudie rund 100 Stunden gesparte Anrufzeit im Monat; die Anrufbelastung in Stoßzeiten sank deutlich.
Herausforderungen
- Die Reaktion der Patienten war gemischt: Manche waren anfangs überrascht, statt einer bekannten Stimme eine KI zu hören. Erklärungen des Teams und angepasste Hinweistexte halfen.
- Die Fallstudie ist ein Interview, das vom Anbieter veröffentlicht wurde; ein Datum ist nicht angegeben, der Rollout begann laut Text im April 2024. Die Zahlen sind nicht unabhängig geprüft.
„Pro Anruf sparen wir durchschnittlich zwei Minuten ein“
Michael Wolf, Projektmanager für Digitalisierung bei Asklepios, zitiert nach VITAS (Fallstudie des Anbieters)
Learnings für andere Betriebe
- Zwei Anbieter parallel pilotierenAsklepios hat zwei Lösungen in echten Standorten getestet, bevor es sich entschied. Das ist auch für kleinere Betriebe der sicherste Weg.
- Kalender-Schnittstelle als AuswahlkriteriumDer größte Nutzen kam von der direkten Buchung im Terminsystem. Vorab klären, ob der Anbieter das eigene System anbinden kann.
- Patienten vorbereitenEin kurzer Hinweis in der Ansage und Erklärungen am Empfang nehmen Skepsis. Akzeptanz kommt nicht automatisch.
- Zeitersparnis pro Anruf rechnenZwei Minuten pro Anruf klingen wenig, ergeben bei 400 Anrufen aber über 13 Stunden im Monat. Diese einfache Rechnung hilft bei der Kostenabwägung.
Was kostet das bei diesem Volumen?
3.000 Anrufe im Monat sind bei 3 Minuten je Gespräch rund 9.000 KI-Minuten im Monat – wenn die KI jeden Anruf annimmt. Die günstigsten öffentlichen Tarife bei diesem Volumen (netto, monatliche Zahlung):
| Anbieter | Tarif | ≈ pro Monat |
|---|---|---|
 VITAS | Plus | ≈ 674 € |
 Famulor | Agency | 1.065,63 € |
 telefon.ki | Agent | 1.197,47 € |
 VoiceBooker | Starter / Pay as you go | 1.350 € |
 Heyloha | Heyloha 2.500 | 2.679 € |
Berechnet aus unseren Preisdaten (02.11.2026) für 7 Anbieter, die Klinik, Reha & Pflege ausdrücklich als Zielgruppe nennen und öffentliche Preise haben – Methodik. Bei diesem Volumen lohnt sich fast immer ein individuelles Angebot.
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Unsere Einordnung
VITAS rechnet nach Konversationen ab, nicht nach Minuten. Laut unseren Daten: Flex 49 € plus 0,28 € je Konversation, Basic 119 € mit 500, Plus 299 € mit 1.500 Konversationen (netto, monatlich; 18 % Rabatt bei Jahreszahlung; Mehrjahresverträge bis 25 % Rabatt auf Anfrage). Eine kleine Praxis mit rund 400 Anrufen passt in Basic (119 €).
Eine Klinikabteilung mit über 3.000 Anrufen liegt über der Grenze von 2.500 Konversationen, ab der VITAS Individualpakete nur auf Anfrage anbietet. Rein rechnerisch nach Listenpreis wären es Plus plus 1.500 × 0,25 € ≈ 674 € netto im Monat (unsere Schätzung). Die Anbindung an samedi fällt unter Integrationen, die in unseren Daten nur im zubuchbaren Pro-Paket genannt sind (99 € Angebotspreis statt 129 € im Monat).
Die Fallstudie wurde vom Anbieter VITAS als Interview veröffentlicht; die Zahlen sind Angaben des Anbieters bzw. von Asklepios und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.
Häufige Fragen
Wie reagieren Patienten auf einen KI-Telefonassistenten in der Klinik?
Bei Asklepios überwiegend positiv, aber gemischt: Einige waren zunächst überrascht. Erklärungen des Personals und individuelle Hinweistexte halfen, Vorbehalte abzubauen.
Kann ein KI-Telefonassistent Termine in samedi buchen?
Laut der Fallstudie ja: Asklepios nutzt die Schnittstelle von VITAS zu samedi; die telefonischen Online-Terminbuchungen stiegen dadurch um 70 bis 80 %.
Wie viel Zeit spart ein KI-Telefonassistent in der Arztpraxis?
Asklepios rechnet in einer kleinen Praxis mit etwa zwei Minuten je Anruf; bei 400 Anrufen sind das über 13 Stunden im Monat.
Quelle: „Case Study: Asklepios Kliniken GmbH – Michael Wolf im Interview“, VITAS (Fallstudie des Anbieters) – zum Original ↗. Ergänzend: „Erfolgsgeschichten“, VITAS – ansehen ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.