Steckbrief
- Betrieb
- Ambulante Krankenpflege Bettina Harms GmbH, seit über 30 Jahren tätig; ambulante Pflege in Gifhorn, Wolfsburg, Wahrenholz und Hankensbüttel, dazu sechs Tagespflegen und neun Wohngemeinschaften
- Anrufvolumen
- knapp 1.000 Anrufe pro Woche, rund 200 pro Tag
- Ergebnis
- laut Geschäftsführung etwa 20 Stunden Arbeitszeit pro Woche gespart
Ausgangssituation
- Zwei Mitarbeitende nahmen täglich rund 200 Anrufe entgegen, hörten sich jedes Anliegen an und leiteten es per Telefon oder E-Mail an den zuständigen Bereich weiter.
- Gesucht war eine Lösung, die sich schnell und sicher einführen lässt und knapp 1.000 Anrufe pro Woche bewältigt.
Die Lösung
- Der KI-Telefonassistent von VITAS nimmt die Anrufe an; die zwei Mitarbeitenden leiten die erfassten Inhalte direkt an die richtigen Bereiche weiter.
- Die zuständigen Ansprechpartner rufen gezielt zurück und kümmern sich um das Anliegen.
- Die Einführung lief schrittweise ab Dezember; die Fallstudie berichtet den Stand nach acht Wochen.
Der Nutzen
- Der Betrieb spart nach eigener Angabe etwa 20 Stunden Arbeitskraft pro Woche.
- Weil Anrufe nicht mehr live angenommen werden müssen, können die zuständigen Mitarbeitenden Arbeitsort und teils Arbeitszeit flexibler wählen.
- Nach anfänglicher Skepsis bei Mitarbeitenden und Kunden sind laut Geschäftsführung beide Seiten zufrieden.
Herausforderungen
- Anfangs waren Mitarbeitende und Kunden teilweise skeptisch; die Fallstudie beschreibt, dass sich das schnell änderte.
- Der Bericht stammt aus den ersten acht Wochen nach Einführung und nennt kein Jahr; Langzeiterfahrungen und unabhängige Zahlen fehlen.
„Dadurch sparen wir wöchentlich etwa 20 Stunden an Arbeitskraft ein.“
Jasmin Friedrichs-Schmidt, Zweite Geschäftsführerin, zitiert nach VITAS (Fallstudie des Anbieters)
Learnings für andere Betriebe
- Asynchron statt liveWenn Anrufe als strukturierte Anliegen ankommen, können Mitarbeitende sie zeitversetzt und auch von zu Hause bearbeiten. Das kann ein Argument bei der Personalgewinnung sein.
- Schrittweise einführenDer Pflegedienst hat die Lösung stufenweise eingeführt. So bleibt Zeit, Abläufe nachzuschärfen, bevor alle Anrufe über die KI laufen.
- Weiterleitung klar regelnDer Nutzen hängt davon ab, dass jedes Anliegen schnell beim richtigen Bereich landet. Zuständigkeiten vorher festlegen.
Was kostet das bei diesem Volumen?
200 Anrufe am Tag sind bei 21 Arbeitstagen und 3 Minuten je Gespräch rund 13.000 KI-Minuten im Monat – wenn die KI jeden Anruf annimmt. Die günstigsten öffentlichen Tarife bei diesem Volumen (netto, monatliche Zahlung):
| Anbieter | Tarif | ≈ pro Monat |
|---|---|---|
 VITAS | Plus | ≈ 1.007,50 € |
 Famulor | Agency | 1.505,63 € |
 telefon.ki | Agent | 1.698,27 € |
 VoiceBooker | Starter / Pay as you go | 1.950 € |
 Heyloha | Heyloha 2.500 | 3.959 € |
Berechnet aus unseren Preisdaten (02.11.2026) für 7 Anbieter, die Klinik, Reha & Pflege ausdrücklich als Zielgruppe nennen und öffentliche Preise haben – Methodik. Bei diesem Volumen lohnt sich fast immer ein individuelles Angebot.
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Unsere Einordnung
VITAS rechnet je Konversation ab. Laut unseren Daten: Flex 49 € plus 0,28 € je Konversation, Basic 119 € mit 500, Plus 299 € mit 1.500 Konversationen (netto, monatlich kündbar; 18 % Rabatt bei Jahreszahlung).
Knapp 1.000 Anrufe pro Woche ergeben nach unserer Rechnung rund 4.300 im Monat. Das liegt deutlich über der Grenze von 2.500 Konversationen, ab der VITAS Individualpakete (auch als Flatrate) nur auf Anfrage anbietet. Rein nach Listenpreis wären es Plus plus rund 2.800 × 0,25 € ≈ 1.000 € netto im Monat – ein Richtwert, kein Angebot.
Die Fallstudie wurde vom Anbieter VITAS veröffentlicht; die Zahlen sind Angaben des Anbieters bzw. des Pflegedienstes und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.
Häufige Fragen
Lohnt sich ein KI-Telefonassistent für einen ambulanten Pflegedienst?
Der Pflegedienst Bettina Harms mit rund 1.000 Anrufen pro Woche nennt etwa 20 Stunden gesparte Arbeitszeit pro Woche – bei diesem Volumen ist der Effekt groß.
Was kostet ein KI-Telefonassistent bei 4.000 Anrufen im Monat?
Bei VITAS gibt es dafür Individualpakete auf Anfrage; nach Listenpreis wären es grob 1.000 € netto im Monat. Unser Preisvergleich zeigt Anbieter mit Minutenpreisen.
Quelle: „Success Story für die Ambulante Krankenpflege Bettina Harms GmbH“, VITAS (Fallstudie des Anbieters) – zum Original ↗. Ergänzend: „Erfolgsgeschichten“, VITAS – ansehen ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.