Steckbrief
- Betrieb
- Gewobau der Stadt Schwabach GmbH, gegründet 1957, über 20 Mitarbeitende; Bau und Bewirtschaftung preiswerter Mietwohnungen
- Anrufvolumen
- rund 2.500 Anrufe pro Monat
- Ergebnis
- laut Fallstudie 60 % Zeitersparnis bei telefonischen Anfragen, 100 % Erreichbarkeit
- Stand
- Fallstudie vom August 2022
Ausgangssituation
- Alle Anrufe liefen über die Telefonzentrale. Zu Stoßzeiten führte das zu Stress und Zeitmangel.
- Die ständigen Unterbrechungen störten die Sachbearbeitung, die teils liegen blieb. Außerhalb der Geschäftszeiten landeten Anrufe auf der Mailbox.
Die Lösung
- Der KI-Telefonassistent von VITAS nimmt alle nötigen Angaben für Reparaturmeldungen und Wohnungsanfragen auf und stellt sie strukturiert bereit.
- Auch der Rückrufservice läuft laut Fallstudie vollständig automatisiert über den Assistenten.
Der Nutzen
- Die Fallstudie nennt 60 % Zeitersparnis bei telefonischen Anfragen.
- Mieter und Interessenten erreichen die Gesellschaft jederzeit; das wirkt sich laut Fallstudie auf die Kundenzufriedenheit aus.
- Weniger Unterbrechungen sorgen für mehr Ruhe im Team.
Herausforderungen
- Die Fallstudie ist vom August 2022; Produkt und Preismodell von VITAS haben sich seitdem verändert.
- Die Zeitersparnis ist eine Angabe von Anbieter bzw. Kunde; wie sie gemessen wurde, ist nicht beschrieben.
„VITAS ermöglicht uns jeden Tag strukturiert und fokussiert zu arbeiten“
Harald Bergmann, Geschäftsführer, zitiert nach VITAS (Fallstudie des Anbieters)
Learnings für andere Betriebe
- Reparaturmeldungen strukturiert erfassenAdresse, Wohnung, Schaden, Erreichbarkeit – wenn die KI diese Angaben vollständig abfragt, spart das Rückfragen.
- Mailbox ersetzenStatt Nachrichten außerhalb der Bürozeiten abzuhören, liegen die Anliegen morgens bearbeitungsfertig vor.
- Rückrufe mitdenkenAutomatisierte Rückrufe sparen Zeit, können aber je nach Anbieter extra kosten. Das gehört in die Kalkulation.
Was kostet das bei diesem Volumen?
2.500 Anrufe im Monat sind bei 3 Minuten je Gespräch rund 7.500 KI-Minuten im Monat – wenn die KI jeden Anruf annimmt. Die günstigsten öffentlichen Tarife bei diesem Volumen (netto, monatliche Zahlung):
| Anbieter | Tarif | ≈ pro Monat |
|---|---|---|
 VITAS | Plus | ≈ 549 € |
 fertig.ai | Self-Service | 600 € |
 elunos.ai | Professional | 719 € |
 callbert.ai | Professional | 769 € |
 novofon.ai | Enterprise | 779 € |
Berechnet aus unseren Preisdaten (02.11.2026) für 20 Anbieter, die Immobilien & Hausverwaltung ausdrücklich als Zielgruppe nennen und öffentliche Preise haben – Methodik. Bei diesem Volumen lohnt sich fast immer ein individuelles Angebot.
Spezialisten für Immobilien & Hausverwaltung
Diese Anbieter haben sich ganz auf Immobilien & Hausverwaltung ausgerichtet – mit Abläufen und Anbindungen für die Branche:
Cambioo 
Frida KI Einstiegspreis netto pro Monat. Bei 7.500 Minuten im Monat: individuelles Angebot anfragen.
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Unsere Einordnung
Die Fallstudie ist von 2022; heute rechnet VITAS je Konversation ab. Laut unseren Daten: Flex 49 € plus 0,28 € je Konversation, Basic 119 € mit 500, Plus 299 € mit 1.500 Konversationen (netto, monatlich kündbar; 18 % Rabatt bei Jahreszahlung).
Rund 2.500 Anrufe im Monat liegen an der Grenze, ab der VITAS Individualpakete nur auf Anfrage anbietet; nach Listenpreis wären es nach unserer Rechnung Plus plus 1.000 × 0,25 € ≈ 549 € netto. Wichtig: Automatisierte Rückrufe und SMS zählen bei VITAS ebenfalls als Konversation. Mit einem automatisierten Rückrufservice wie hier kann die Zahl der abgerechneten Konversationen deutlich über der Zahl der eingehenden Anrufe liegen.
Die Fallstudie wurde vom Anbieter VITAS im August 2022 veröffentlicht; die Zahlen sind Angaben des Anbieters bzw. des Kunden und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.
Häufige Fragen
Kann ein KI-Telefonassistent Reparaturmeldungen von Mietern aufnehmen?
Ja. Bei der Gewobau Schwabach erfasst der Assistent laut Fallstudie alle nötigen Angaben zu Reparaturmeldungen und Wohnungsanfragen und stellt sie dem Team strukturiert bereit.
Was kostet ein KI-Telefonassistent für eine Wohnungsbaugesellschaft mit 2.500 Anrufen?
Bei VITAS nach Listenpreis rund 549 € netto im Monat (unsere Rechnung), ab 2.500 Konversationen gibt es Individualpakete auf Anfrage. Automatische Rückrufe zählen zusätzlich.
Quelle: „Case Study: Mehr Mieterservice – weniger Stress – Gewobau“, VITAS (Fallstudie des Anbieters), 01.08.2022 – zum Original ↗. Ergänzend: „Erfolgsgeschichten“, VITAS – ansehen ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.